Cas d'entraînement : réservation multi-sites pour un réseau de coworking

Open Spaces n'existe pas. Ce réseau de quatre espaces de coworking est le sujet d'un cas que j'ai rédigé pour ma certification : quatre sites, un agenda partagé par site sans vue croisée, des salles et du matériel réservables par les adhérents. Aucune prestation n'a été facturée, aucune solution n'a été installée. Les documents portent l'en-tête et les mentions d'un livrable réel parce qu'ils ont été rédigés comme tels ; le commanditaire, lui, est inventé.

Les pièces sont présentées dans l'ordre où elles ont été produites.

• Note de cadrage
• Processus existant
• Processus cible
• Processus par rôle
• Modèle de données
• Base de données et interface
• Cahier de recettes
• Documentation utilisateurs
• Présentation de la solution
• Analyse de performance
• Statut de ce dossier

Note de cadrage

Onze pages : protocole de collecte de l'existant, contexte et irritants, objectifs assortis de leur échéance et de sa justification, acteurs et droits par rôle, périmètres inclus et exclus, contraintes, risques, indicateurs. Trois règles de gestion y sont posées, qui commandent tout le reste : pas de doublon sur le matériel, deux réservations actives au maximum par adhérent, et validation humaine obligatoire au-delà d'une certaine valeur assurée.

Processus existant

Chaque site tient son propre agenda, sans vue croisée. L'adhérent réserve directement, la confirmation est immédiate, et les anomalies se découvrent après coup.

Processus cible

La demande passe par une vérification automatique, puis par un arbitrage humain lorsque la ressource est sensible. Tout le reste se confirme sans intervention.

Le même processus en notation normalisée, avec les couloirs qui distinguent ce que fait l'adhérent, ce que fait l'automatisation, ce que décide le gestionnaire, et ce que la base enregistre.

Processus par rôle

Un diagramme par rôle, parce qu'un rôle correspond à une interface. Celui de l'adhérent couvre la réservation et la suppression de son compte ; celui du gestionnaire, la validation des ressources sensibles et l'annulation exceptionnelle ; celui du coordinateur, la consultation des indicateurs consolidés, sans donnée nominative.

Modèle de données

Les entités et leurs cardinalités. La condition qui déclenche la validation humaine est portée par la ressource elle-même, et non par la réservation : elle qualifie le matériel, pas la demande.

Base de données et interface

La base recense les adhérents, les sites, les ressources et les réservations des quatre espaces. Les adhérents accèdent aux disponibilités des quatre sites sans détail nominatif, et au détail de leurs propres réservations ; les gestionnaires, aux réservations de leur site ; le coordinateur, à une vue agrégée. Ces droits sont définis dans la note de cadrage avant d'être appliqués dans l'outil.

L'interface est rudimentaire, et c'est assumé : elle sert à déposer et à consulter des demandes, pas à démontrer un savoir-faire graphique. Ce qui est construit et vérifié dans ce dossier, ce sont les règles qui la commandent, au premier rang desquelles le contrôle des doublons, recetté scénario par scénario.

Cahier de recettes

Neuf pages consacrées au contrôle des doublons. Les scénarios y sont numérotés, les anomalies rencontrées documentées, et l'historique des versions conserve la trace d'une correction d'abord appliquée sans relecture, puis reprise pour en établir la cause exacte.

Documentation utilisateurs

Le guide des adhérents et des gestionnaires. Sa deuxième version retire le suivi de projet qui s'était glissé dans la première, ainsi que le rôle de coordinateur, resté hors du périmètre livré. Une documentation qui décrit ce qui n'est pas livré fait perdre du temps à celui qui la lit.

Présentation de la solution

La présentation destinée à la direction : contexte, objectifs, rôles et droits, solution retenue, résultats de recette. Le diaporama d'origine a été converti pour être consultable ici sans logiciel tiers.

Analyse de performance

Le tableau des indicateurs distingue ce que le jeu de données permet de calculer de ce qui relève d'une autre source ou d'une donnée encore indisponible. Un indicateur dont la valeur n'est pas calculable ici est signalé comme tel plutôt qu'estimé.

Statut de ce dossier

L'activité vient d'être créée et ne dispose pas encore de dossier client communicable. Publier une application complète d'une démarche, en indiquant son origine, permet d'en apprécier la méthode : le raisonnement, les arbitrages et les documents produits sont ceux qu'appelle une mission réelle ; seul le commanditaire est fictif. Une mise en service demanderait ensuite le travail que l'exercice ne couvrait pas : le reste des automatisations, la reprise des données, la formation, et une interface soignée.

Voir l'autre cas d'entraînement : portail de réservation de véhicules de service
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